Kostenlose Vorlage

Rechnung schreiben als Subunternehmer

Du arbeitest für einen anderen Baumpflegebetrieb und musst jetzt deine erste Rechnung schreiben? Füll sie in vier kurzen Schritten am Handy oder am PC aus. Mit allen Pflichtangaben, auch für Kleinunternehmer. Die Vorlage passt genauso für Rechnungen an deine eigenen Kunden. Du brauchst kein Konto und keine Mail-Adresse, das PDF bekommst du sofort.

Schritt 1 von 4

Dein Betrieb

Umsatzsteuer

Kleinunternehmer: Auf der Rechnung steht keine Umsatzsteuer, dafür der Hinweis auf § 19 UStG.

Nicht sicher? Das hast du bei der Anmeldung im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung angegeben. Es gilt, solange dein Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € betragen hat und im laufenden Jahr 100.000 € nicht übersteigt. Im Jahr deiner Gründung liegt die Grenze bei 25.000 €.

Bankverbindung

Logo optional

PNG oder JPG. Erscheint oben rechts auf der Rechnung.

Schritt 2 von 4

Auftraggeber

An wen die Rechnung geht: der Betrieb, für den du gearbeitet hast, oder dein eigener Kunde. Bei einem Betrieb so, wie er es auf seinem Briefpapier stehen hat.

Zum Auftrag

Schritt 3 von 4

Leistungen

Wann du gearbeitet hast und was du berechnest.

Positionen

Schnell hinzufügen, den Preis trägst du selbst ein:

Schritt 4 von 4

Rechnung

Zahlungsziel

Anrede und Grußformel ändern

Pflichtangaben

    Fertig? Dein PDF bekommst du sofort.

    Ohne Anmeldung und ohne Mail-Adresse. Das PDF öffnet sich in einem neuen Tab.

    Neue Vorlagen per Mail? Optional

    Mit dem Haken willigst du ein, dass wir deine Mail-Adresse dafür verwenden, wie in der Datenschutzerklärung beschrieben. Du bekommst vorher eine Mail zum Bestätigen. Deine Rechnung schicken wir nicht mit, sie bleibt auf deinem Gerät.

    Die Rechnung entsteht direkt in deinem Browser. Deine Eingaben werden nicht an uns übertragen und nirgends gespeichert, außer du lässt sie dir auf diesem Gerät merken.

    Lieber in Word ausfüllen?

    Die Vorlage zum Herunterladen hat dieselben Pflichtangaben und Musterpositionen. Summen rechnest du dort selbst. Auf Seite 2 steht, wie du sie ausfüllst.

    Für Kleinunternehmer (.docx) Mit Umsatzsteuer (.docx)

    Rechnung schreiben, kurz erklärt

    Was muss auf eine Rechnung?

    Das Umsatzsteuergesetz (§ 14 UStG) schreibt diese Angaben vor:

    • dein Name und deine Anschrift, dazu Name und Anschrift des Auftraggebers
    • deine Steuernummer oder USt-IdNr.
    • Rechnungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer
    • was du gemacht hast und in welchem Umfang
    • wann du gearbeitet hast (Leistungsdatum oder Zeitraum)
    • den Nettobetrag, den Steuersatz und die Umsatzsteuer, oder den Hinweis, warum keine berechnet wird

    Die Vorlage fragt all das ab und zeigt dir vor dem PDF, ob etwas fehlt.

    Ich bin Kleinunternehmer. Was gilt für mich?

    Du weist keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen steht auf der Rechnung, dass deine Leistung nach § 19 UStG steuerfrei ist. Das macht die Vorlage automatisch.

    Kleinunternehmer bist du, wenn dein Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € betragen hat und im laufenden Jahr 100.000 € nicht übersteigt. Im Jahr deiner Gründung gilt die Grenze von 25.000 € für das laufende Jahr: Kommst du mit einer Rechnung darüber, musst du schon auf dieser Rechnung Umsatzsteuer berechnen. Wichtig: Wenn du trotzdem Umsatzsteuer auf die Rechnung schreibst, musst du sie auch ans Finanzamt zahlen.

    Brauche ich eine E-Rechnung?

    Als Kleinunternehmer nicht, du bist dauerhaft davon ausgenommen. Alle anderen Betriebe dürfen bis Ende 2026 noch PDF-Rechnungen schicken, kleinere Betriebe mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz bis Ende 2027. Der Auftraggeber muss mit dem PDF einverstanden sein. Empfangen können musst du E-Rechnungen schon jetzt, auch als Kleinunternehmer. Dafür reicht ein Mail-Postfach.

    Das PDF aus dieser Vorlage ist eine normale PDF-Rechnung, keine E-Rechnung. In der ArborOffice-App steckt die E-Rechnung im ZUGFeRD-Format direkt in jedem Rechnungs-PDF. Mehr dazu im Beitrag E-Rechnung in der Baumpflege.

    Wie vergebe ich Rechnungsnummern?

    Fortlaufend, und jede Nummer nur einmal. Ein Jahr davor ist üblich, zum Beispiel 2026-001, 2026-002 und so weiter. Wenn du die Vorlage deine Angaben merken lässt, schlägt sie beim nächsten Mal die nächste Nummer vor.

    Hast du dich vertan, schreib keine zweite Rechnung mit derselben Nummer. Erstelle eine Stornorechnung und dann eine neue Rechnung.

    Gilt § 13b für Baumarbeiten?

    In der Regel nicht. § 13b ist eine Sonderregel vom Bau: Arbeitet ein Handwerker als Subunternehmer für eine Baufirma, schreibt er seine Rechnung ohne Umsatzsteuer, und die Baufirma zahlt die Steuer selbst ans Finanzamt.

    Dafür muss beides zutreffen: Deine Arbeit ist eine Bauleistung, also Arbeit an einem Gebäude oder Bauwerk. Und dein Auftraggeber ist selbst eine Baufirma. Bäume pflanzen, pflegen und fällen zählt das Finanzamt ausdrücklich nicht zu den Bauleistungen, auch nicht das Roden ohne Bauvorhaben.

    Anders kann es sein, wenn du für ein Bauvorhaben das Baufeld freimachst. Klär das vorher mit deinem Auftraggeber und deinem Steuerberater. Als Kleinunternehmer betrifft dich § 13b nie.

    Kann ich die Vorlage auch für Privatkunden nehmen?

    Ja. Setz in Schritt 2 den Haken bei „Privatkunde“. Berechnest du Umsatzsteuer, kommt dann der Hinweis auf die Rechnung, dass dein Kunde sie zwei Jahre aufbewahren muss. Bei Arbeiten an einem Grundstück ist dieser Hinweis Pflicht, und Baumarbeiten gehören dazu.

    Was passiert mit meinen Eingaben?

    Nichts von deiner Rechnung geht an uns. Sie wird direkt in deinem Browser erstellt. Nur wenn du „auf diesem Gerät merken“ anhakst, speichert dein Browser deine Absenderangaben und die nächste Rechnungsnummer, sonst nichts. Löschen kannst du das jederzeit in Schritt 1. Meldest du dich für die Neuigkeiten an, bekommen wir nur deine Mail-Adresse. Mehr dazu in der Datenschutzerklärung.

    Die Vorlage hilft dir, eine vollständige Rechnung zu schreiben. Sie ersetzt keine Steuerberatung. Ausführlicher steht alles im Beitrag „Rechnung schreiben als Baumpfleger“.