Datenschutzerklärung

Stand: 05.10.2026

1. Überblick

ArborOffice ist eine Büro-Software für Baumpflegebetriebe. Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten – auf dieser Website (Teil A) und in der App unter app.arbor-office.com (Teil B).

Grundsatz: Alle Daten liegen auf einem Server in Deutschland. Sie werden an genau einen weiteren Dienstleister in der EU übermittelt – Mistral AI in Frankreich – und zwar nur für Transkription und Textauswertung von Sprachnotizen. Es gibt keine Analyse- oder Tracking-Dienste Dritter, keine Werbung, keine Weitergabe an Dritte zu eigenen Zwecken. Wie oft die Website aufgerufen wird, werten wir allein aus den Protokollen unseres eigenen Servers aus (Abschnitt 4).

2. Verantwortlicher und Kontakt

YESMAN VENTURES LLC
30 N Gould St Ste N
Sheridan, WY 82801, Vereinigte Staaten von Amerika
Vertreten durch: Jakob Amann, Managing Member
E-Mail: info@arbor-office.com

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt; die Voraussetzungen des Art. 37 DSGVO / § 38 BDSG liegen nicht vor.

Teil A – Website arbor-office.com

3. Hosting

Die Website wird auf einem Server der IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland, in einem deutschen Rechenzentrum betrieben. IONOS verarbeitet die Daten weisungsgebunden für uns; es besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

4. Server-Protokolle und Zugriffszahlen

Beim Aufruf der Website verarbeitet der Server automatisch: gekürzte IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, angeforderte Adresse, HTTP-Statuscode, übertragene Datenmenge, Referrer und Browserkennung (User-Agent).

Die IP-Adresse wird bereits beim Schreiben des Protokolls gekürzt – bei IPv4 um die letzten 8 Bit, bei IPv6 um die letzten 96 Bit – und zu keinem Zeitpunkt vollständig gespeichert.

Zwecke sind der technische Betrieb, die Abwehr von Angriffen, die Fehleranalyse sowie die Auswertung der Zugriffszahlen: wie viele Seiten aufgerufen werden, welche das sind und über welche Verweisquelle die Aufrufe kommen. Diese Auswertung findet ausschließlich auf unserem eigenen Server statt. Dafür wird kein Cookie gesetzt, kein Skript im Browser ausgeführt und nichts an Dritte übermittelt; eine Einwilligung nach § 25 TDDDG ist deshalb nicht erforderlich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der sichere und störungsfreie Betrieb sowie die Kenntnis der Reichweite unseres eigenen Angebots. Die Protokolle werden spätestens nach 14 Tagen gelöscht.

5. Keine Cookies, keine Dienste Dritter

Diese Website setzt keine Cookies, bindet keine Schriften, Karten, Videos oder Skripte von Dritten ein und nutzt keinen Analyse-, Reichweiten- oder Tracking-Dienst. Die Auswertung der Zugriffszahlen nach Abschnitt 4 erfolgt allein aus den Protokollen unseres eigenen Servers. Es findet kein Profiling, keine geräteübergreifende Wiedererkennung und keine automatisierte Entscheidungsfindung statt. Im Speicher Ihres Browsers wird auf dieser Website nur in einem Fall etwas abgelegt: auf Ihren ausdrücklichen Wunsch in der Rechnungsvorlage (Abschnitt 5c).

5a. Kontaktformular, E-Mail und WhatsApp

Wenn Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail schreiben, verarbeiten wir Ihre Angaben (Thema, Name, E-Mail-Adresse und Nachricht, bei einer Anfrage zur Einrichtung oder Vorführung zusätzlich Betrieb, Telefonnummer, gewünschter Kontaktweg und Anrufzeit), um Ihre Anfrage zu beantworten bzw. Sie zurückzurufen. Das Formular legt nichts in einer Datenbank ab: Die Angaben werden direkt als E-Mail an unser Postfach info@arbor-office.com übermittelt, das bei der IONOS SE in Deutschland liegt. Der Inhalt Ihrer Nachricht wird nicht protokolliert; für den Aufruf selbst gilt Abschnitt 4. Ihre IP-Adresse halten wir höchstens eine Stunde im Arbeitsspeicher, um massenhafte Anfragen zu begrenzen.

Sie können uns auch über WhatsApp schreiben. Die Website bindet dafür nichts von WhatsApp ein; erst ein Klick auf das WhatsApp-Symbol öffnet WhatsApp. Ihre Nachricht, Telefonnummer und Ihr Profilname laufen dann über WhatsApp (WhatsApp Ireland Ltd. bzw. Meta Platforms, auch mit Übermittlung in die USA); dafür gelten die Datenschutzhinweise von WhatsApp. Wenn Sie das nicht möchten, nutzen Sie bitte E-Mail, Telefon oder das Kontaktformular.

Auf unser Instagram-Profil verweisen wir nur mit einem einfachen Link; die Website lädt nichts von Instagram. Erst wenn Sie den Link anklicken, gelten die Datenschutzhinweise von Instagram (Meta Platforms Ireland Ltd., auch mit Übermittlung in die USA).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf einen Vertrag zielt, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt darin, Anfragen zu beantworten. Wir löschen die Nachricht, sobald Ihre Anfrage erledigt ist, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

5b. GBU-Vorlage und Neuigkeiten

Mit der kostenlosen GBU-Vorlage (arbor-office.com/gbu-vorlage) können Sie eine Gefährdungsbeurteilung für Baumarbeiten ausfüllen und als PDF erhalten. Ihre Eingaben im Formular verarbeiten wir ausschließlich, um dieses PDF zu erstellen. Ohne Mailversand bleiben Eingaben und PDF nur im Arbeitsspeicher; sie werden nicht gespeichert und nicht protokolliert. Ihre IP-Adresse und, falls Sie eine Mail von uns anfordern, Ihre E-Mail-Adresse halten wir höchstens 24 Stunden im Arbeitsspeicher, nur um Missbrauch zu begrenzen (Zahl der PDFs und Mails je Adresse).

Wenn Sie das PDF zusätzlich per E-Mail erhalten möchten, tragen Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und lassen den Haken gesetzt. Dann senden wir das PDF (mit Ihren Eingaben) als Anhang über unseren Mailserver bei der IONOS SE in Deutschland an die angegebene Adresse. Wir behalten keine Kopie. Beim Versand fallen bei IONOS wie bei jeder E-Mail Übertragungsdaten an. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Neuigkeiten (neue Vorlagen und Tipps für Baumpflegebetriebe, etwa einmal im Monat) erhalten Sie nur, wenn Sie den entsprechenden Haken setzen, der nie vorausgewählt ist, und anschließend den Link in unserer Bestätigungsmail anklicken. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ihre E-Mail-Adresse bleibt bis zu Ihrem Widerruf im Postfach info@arbor-office.com (IONOS SE, Deutschland). Sie können die Einwilligung jederzeit formlos mit einer E-Mail an info@arbor-office.com widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung bleibt davon unberührt.

5c. Rechnungsvorlage

Mit der kostenlosen Rechnungsvorlage (arbor-office.com/rechnungsvorlage) können Sie eine Rechnung ausfüllen und als PDF herunterladen. Die Rechnung wird vollständig in Ihrem Browser erstellt: Ihre Eingaben (etwa Name, Anschrift, Steuernummer, Bankverbindung, Angaben zum Auftraggeber und die Positionen) und das PDF verlassen Ihr Gerät nicht. Wir erhalten davon nichts; eine Verarbeitung durch uns findet insoweit nicht statt. Beim Aufruf der Seite fallen lediglich die Server-Protokolle nach Abschnitt 4 an.

Nur wenn Sie den Haken „auf diesem Gerät merken“ setzen, legt Ihr Browser Ihre Absenderangaben (Name, Anschrift, Telefon, E-Mail-Adresse, Steuernummer, Bankverbindung und gegebenenfalls Ihr Logo), Ihre Voreinstellungen (Umsatzsteuer, Zahlungsziel, Texte der Rechnung) und die nächste Rechnungsnummer im lokalen Speicher Ihres Geräts (localStorage) ab, damit die nächste Rechnung vorausgefüllt ist. Angaben zum Auftraggeber und die Positionen werden nicht gespeichert. Die Speicherung ist für diese von Ihnen ausdrücklich gewünschte Funktion erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); wir haben darauf keinen Zugriff. Sie können die Daten jederzeit über „Auf diesem Gerät löschen“ in Schritt 1 der Vorlage oder in den Einstellungen Ihres Browsers entfernen.

Auf der Seite der Rechnungsvorlage können Sie sich außerdem für unsere Neuigkeiten anmelden. Dabei wird ausschließlich Ihre E-Mail-Adresse an uns übertragen, nicht die Rechnung und keine Ihrer übrigen Eingaben. Für die Anmeldung, die Bestätigungsmail, den Widerruf und die kurzzeitige Speicherung zur Missbrauchsabwehr gilt Abschnitt 5b.

Teil B – App app.arbor-office.com

6. Zwei Rollen: wofür wir verantwortlich sind

In der App fallen zwei Arten von Daten an, für die wir datenschutzrechtlich unterschiedlich einstehen:

• Konto- und Vertragsdaten des Betriebs (Ihre Anmeldedaten, Ihre Firmenstammdaten, technische Protokolle). Dafür sind wir Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Es gilt dieser Teil B.
• Inhalte, die Sie in der App erfassen – Ihre Kundinnen und Kunden, Ansprechpartner, Projekte, Fotos, Sprachnotizen, Angebote und Rechnungen. Diese Daten verarbeiten wir ausschließlich in Ihrem Auftrag und nach Ihrer Weisung. Sie sind dafür Verantwortlicher, wir sind Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Grundlage ist der Vertrag zur Auftragsverarbeitung, den wir mit Ihnen schließen; er regelt auch die unten genannten Unterauftragsverarbeiter. Gegenüber Ihren Kundinnen und Kunden informieren Sie selbst über die Verarbeitung.

7. Konto und Firmenstammdaten

Für die Registrierung verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Passwort und den Firmennamen. Das Passwort speichern wir nur als kryptografischen Hash (bcrypt), im Klartext ist es uns nicht bekannt.

Bei jeder Registrierung erhalten wir eine kurze Benachrichtigung mit Firmenname und E-Mail-Adresse an unser Postfach info@arbor-office.com bei der IONOS SE in Deutschland, damit wir neue Betriebe begrüßen und bei der Einrichtung unterstützen können.

In den Firmenstammdaten hinterlegen Sie freiwillig weitere Angaben, die für Angebote und Rechnungen gebraucht werden: Anschrift, E-Mail, Telefon, Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Registergericht und -nummer, Bankverbindung (IBAN, BIC, Kontoinhaber) sowie ein Firmenlogo.

Zweck ist die Bereitstellung der App und die Erfüllung des Nutzungsvertrags. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Fehler melden: Über den Feedback-Knopf in der App können Sie uns Fehler und Vorschläge schicken. Wir speichern dazu Ihren Text, einen freiwillig angehängten Screenshot, Ihr Konto sowie die aufgerufene Seite, Gerätetyp, Browserkennung, Bildschirmgröße und App-Version. Eine Sprachaufnahme speichern wir mit der Meldung und lassen sie wie in § 10 von Mistral AI transkribieren. Zweck ist die Verbesserung der App, Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Achten Sie darauf, dass ein Screenshot keine unnötigen Kundendaten zeigt.

8. Anmeldung und Sitzung

Nach dem Login speichert die App zwei Anmelde-Token auf Ihrem Gerät – in der mobilen App im geschützten Schlüsselspeicher des Betriebssystems (iOS Keychain, Android Keystore), im Browser im lokalen Speicher (localStorage). Sie dienen ausschließlich dazu, Sie angemeldet zu halten, und werden beim Abmelden gelöscht. Cookies setzt die App nicht.

9. Inhalte, die Sie in der App erfassen

In Ihrem Auftrag verarbeiten wir insbesondere:

• Kunden und Ansprechpartner: Name, Anschrift, E-Mail, Telefonnummer, Notizen.
• Projekte: Titel, Beschreibung, Einsatzadresse, Leistungsort, optionale Geokoordinaten und eine optionale what3words-Adresse, Status und Bewertung. Geokoordinaten werden nur erfasst, wenn Sie den Standortzugriff im Betriebssystem erlauben; die what3words-Adresse tragen Sie selbst ein, es wird kein Dienst von what3words aufgerufen.
• Fotos und Notizen zum Projekt, einschließlich der in den Bilddateien enthaltenen Metadaten.
• Sprachnotizen: die Audioaufnahme und ihr Transkript (siehe § 10).
• Angebote und Rechnungen: Positionen, Beträge, Empfängerdaten, die erzeugten PDF-Dateien und das in der Rechnung eingebettete E-Rechnungs-XML (ZUGFeRD).
• Termine: Art, Datum und Uhrzeit, Bezeichnung und Notiz eines Termins zum Projekt.

Diese Daten sind für uns weisungsgebundene Auftragsdaten. Wir nutzen sie nicht für eigene Zwecke, werten sie nicht aus und trainieren damit keine KI-Modelle.

10. Sprachnotizen, Transkription und KI-Auswertung

Der Kern der App ist die Spracheingabe: Sie diktieren eine Notiz, die App schreibt sie mit und füllt daraus die Projektfelder.

Ablauf und beteiligte Stellen:

• Die Aufnahme wird auf unseren Server in Deutschland hochgeladen und dort gespeichert.
• Zur Transkription wird die Audiodatei an Mistral AI SAS, 15 rue des Halles, 75001 Paris, Frankreich, übermittelt und dort verarbeitet (Modell Voxtral).
• Das Transkript wird anschließend erneut an Mistral AI übermittelt, um daraus strukturierte Felder für die Projektakte zu gewinnen (Modell Mistral Small).

Die Verarbeitung findet auf Servern innerhalb der Europäischen Union statt. Mit Mistral AI besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. In unserem Konto sind Zero Data Retention und der Ausschluss der Nutzung zu Trainingszwecken aktiviert: Mistral speichert die übermittelten Inhalte nicht über die Beantwortung der Anfrage hinaus und verwendet sie nicht zum Training von Modellen.

Bitte beachten Sie: Was Sie diktieren, wird übertragen. Sprechen Sie keine Angaben ein, die für den Auftrag nicht nötig sind – etwa Gesundheitsdaten oder andere besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO.

Eine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt: Die KI macht Vorschläge, die Sie prüfen und ändern, bevor sie in ein Angebot oder eine Rechnung einfließen.

11. Geteilter Projekt-Link

Sie können zu einem Projekt einen Link erzeugen und an einen Partnerbetrieb weitergeben. Wer den Link kennt, sieht ohne Anmeldung die für den Einsatz nötigen Angaben – Einsatzadresse, Leistungsbeschreibung, Hinweise, Fotos, Termine der Ausführung (auch als Kalenderdatei) – und kann selbst Notizen und Fotos hinzufügen. Diese Beiträge speichern wir getrennt gekennzeichnet beim Projekt.

Der Link ist das einzige Geheimnis; er enthält ein zufälliges Token. Verantwortlich für die Weitergabe des Links und den Umfang der darin sichtbaren Daten sind Sie. Sie können den Link jederzeit in der App deaktivieren – danach ist er wirkungslos.

11a. Kalender-Abo

Auf Wunsch erzeugt die App einen Kalender-Link, den Sie in einem Kalenderprogramm Ihrer Wahl abonnieren können, etwa Google Kalender, Apple iCloud oder Microsoft Outlook. Der Kalenderanbieter ruft den Link danach regelmäßig ab und speichert die Termine der nicht archivierten Projekte: Art, Zeitraum, Projektbezeichnung und Notiz, in der ausführlichen Variante zusätzlich Name der Kundin oder des Kunden und Einsatzadresse.

Den Kalenderanbieter wählen Sie selbst; er ist nicht unser Unterauftragsverarbeiter, und die Übermittlung erfolgt auf Ihre Weisung. Für diese Weitergabe – und je nach Anbieter für eine Übermittlung in ein Drittland – sind Sie verantwortlich; es gelten die Bedingungen, die Sie mit Ihrem Kalenderanbieter vereinbart haben. Der Link ist das einzige Geheimnis. Sie können ihn in der App jederzeit erneuern oder das Abo ausschalten – danach liefert der alte Link nichts mehr. Bereits abgerufene Termine löscht das nicht beim Kalenderanbieter.

12. Empfänger und Übermittlung in Drittländer

Über die App hinaus geben wir Daten nur an diese Stellen weiter:

• IONOS SE, Montabaur, Deutschland – Server und Speicher (Rechenzentrum in Deutschland) sowie unser E-Mail-Postfach. Auftragsverarbeiter.
• Mistral AI SAS, Paris, Frankreich – Transkription und Textauswertung von Sprachnotizen (Verarbeitung in der EU). Auftragsverarbeiter, siehe § 10.
• Scaleway SAS, Paris, Frankreich – Speicher für die tägliche Sicherungskopie (Rechenzentrum in Frankreich). Die Sicherung wird auf unserem Server verschlüsselt, bevor sie ihn verlässt; Scaleway erhält keinen Schlüssel und kann die Daten nicht lesen. Auftragsverarbeiter.

Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn wir dazu gesetzlich verpflichtet sind. Ein Verkauf oder eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt.

Alle Daten werden ausschließlich auf einem Server in Deutschland gespeichert; verarbeitet werden sie in Deutschland und – für Sprachnotizen – in Frankreich. Ein Export von Daten in die USA findet nicht statt.

Anbieter von ArborOffice ist eine Gesellschaft mit Sitz in den Vereinigten Staaten. Für Wartung und Fehlerbehebung greift sie selbst administrativ auf den deutschen Server zu. Weil der Anbieter damit Zugriff aus einem Drittland hat, liegt datenschutzrechtlich eine Übermittlung im Sinne von Kapitel V DSGVO vor, auch wenn die Daten Deutschland nicht verlassen. Abgesichert ist sie über die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914, Modul 2), die Bestandteil des Auftragsverarbeitungsvertrags mit jedem Betrieb sind. Die Bewertung nach Klausel 14 dieser Klauseln stellen wir auf Anfrage bereit.

13. Speicherdauer

• Konto- und Inhaltsdaten: solange Ihr Konto besteht. Nach Vertragsende löschen wir sie innerhalb von 30 Tagen, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
• Sprachaufnahmen: bleiben nach der Transkription gespeichert, bis Sie die zugehörige Notiz löschen. Beim Löschen der Notiz wird auch die Audiodatei entfernt.
• Rechnungen und rechnungsbegründende Unterlagen: unterliegen bei Ihnen den steuerlichen Aufbewahrungsfristen (§ 147 AO, § 14b UStG). Solange diese laufen, bleiben die Dokumente in der App erhalten, auch wenn Sie einzelne Datensätze archivieren.
• Server-Protokolle: spätestens 14 Tage.
• Sicherungskopien: Wir erstellen tägliche Datensicherungen: eine auf dem Server selbst (7 Tage) und eine verschlüsselte Kopie auf einem getrennten Speicher in Frankreich (30 Tage). Gelöschte Daten können daher noch bis zu 30 Tage in einer Sicherung enthalten sein; danach verschwinden sie auch dort.

14. Datensicherheit

Die Verbindung zwischen App und Server ist durchgehend mit TLS verschlüsselt. Passwörter speichern wir nur als Hash, Anmelde-Token laufen automatisch ab. Der Zugriff auf die Datenbank ist auf den Server beschränkt; jeder Datensatz ist einem Betrieb zugeordnet, ein Betrieb kann die Daten eines anderen nicht sehen. Wir setzen keine Analyse-Werkzeuge ein und protokollieren weder Kundendaten noch Audioinhalte. Die tägliche Sicherung verlässt den Server nur verschlüsselt.

15. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Wenden Sie sich dazu an info@arbor-office.com. Betrifft Ihre Anfrage Daten, die ein Betrieb in der App über Sie erfasst hat, leiten wir sie an den jeweiligen Betrieb weiter – dieser ist dafür Verantwortlicher (siehe § 6).

Unabhängig davon steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu, in der Regel am Ort Ihres gewöhnlichen Aufenthalts oder Ihres Arbeitsplatzes.

16. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die App oder die Rechtslage ändert. Es gilt jeweils die hier veröffentlichte Fassung; über wesentliche Änderungen informieren wir angemeldete Nutzerinnen und Nutzer zusätzlich per E-Mail.

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