E-Rechnung im Baumpflegebetrieb: was du wirklich tun musst

1. Ein PDF ist keine E-Rechnung

Das ist der Punkt, an dem die meisten Missverständnisse anfangen. Eine Rechnung, die du am Rechner ausfüllst, als PDF exportierst und per Mail verschickst, ist im Sinne des Gesetzes eine „sonstige Rechnung" – genau wie ein Ausdruck auf Papier. Elektronisch verschickt heißt nicht elektronische Rechnung.

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Format, das eine Buchhaltungssoftware direkt einlesen kann, ohne dass ein Mensch Zahlen abtippt. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931. In Deutschland laufen zwei Formate darunter:

• XRechnung – eine reine XML-Datei. Sieht für dich aus wie Kraut und Rüben, ist für Behörden aber der Normalfall.
• ZUGFeRD / Factur-X – ein PDF, in dem dieselben Daten zusätzlich als XML eingebettet sind. Du siehst eine ganz normale Rechnung, die Software deines Kunden liest die Datei daneben aus. Für Handwerksbetriebe ist das in der Regel die bequemere Variante, weil ein Mensch sie genauso öffnen kann wie eine Maschine.

Bei ZUGFeRD gibt es Profile, und nicht jedes zählt: Basic, EN 16931 (Comfort) und Extended sind vollwertige E-Rechnungen. Die Profile Minimum und Basic WL nicht – die enthalten zu wenig, um als Rechnung durchzugehen. Wenn dir jemand ein Programm verkauft, frag nach dem Profil.

2. Empfangen musst du sie längst

Die Pflicht, E-Rechnungen annehmen zu können, gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmen – ohne Übergangsfrist, ohne Umsatzgrenze, auch für Kleinunternehmer. Wenn dir eine Baumschule oder ein Maschinenhändler eine E-Rechnung schickt, kannst du nicht widersprechen und um ein PDF bitten.

Das klingt schlimmer, als es ist: Eine E-Mail-Adresse genügt. Mehr verlangt der Gesetzgeber nicht. Kein Portal, kein Zertifikat, keine besondere Software. Was du brauchst, ist ein Ort, an dem die Datei ankommt – und die Disziplin, sie aufzubewahren (dazu unten mehr).

3. Ausstellen musst du sie später

Für das Verschicken gibt es Übergangsfristen, und zwar gestaffelt:

Wichtig ist das Wort B2B: Es geht um Rechnungen an andere Unternehmen und an öffentliche Auftraggeber. Die Rechnung an Familie Brandt für die Linde im Vorgarten ist eine Rechnung an einen Privatkunden und bleibt davon unberührt.

4. Die Ausnahmen, die kleine Betriebe betreffen

• Privatkunden (B2C). Keine E-Rechnungspflicht. Für viele Baumpfleger ist das der größere Teil des Geschäfts.
• Kleinbeträge bis 250 € brutto. Die Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV bleibt erlaubt – der kurze Beleg für den einen Schnitt zwischendurch.
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Vom Ausstellen befreit: Du darfst dauerhaft „sonstige Rechnungen" schicken. Vom Empfangen bist du nicht befreit – siehe Punkt 2.
• Fahrausweise und steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8–29 UStG. Für die Baumpflege selten relevant, der Vollständigkeit halber.

Unterm Strich: Ein Ein-Mann-Betrieb mit überwiegend Privatkunden hat bis 2028 Zeit und danach immer noch Ausnahmen. Trotzdem lohnt es sich, das früher zu erledigen – nicht wegen des Gesetzes, sondern weil der erste Firmenkunde, der eine E-Rechnung verlangt, sonst ausgerechnet dann kommt, wenn du keine Zeit hast.

Der häufigste Mangel an Handwerkerrechnungen ist nicht das Format, sondern ein fehlendes Leistungsdatum.

5. Was auf jeder Rechnung stehen muss

Über der ganzen E-Rechnungs-Diskussion geht unter, woran Rechnungen tatsächlich scheitern: an den Pflichtangaben nach § 14 UStG. Die gelten für Papier, PDF und XML gleichermaßen.

• Vollständiger Name und Anschrift – deine und die deines Kunden
• Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Ausstellungsdatum
• Eine fortlaufende Rechnungsnummer, einmalig vergeben
• Menge und Art der Leistung: „Kronenpflege Linde, 18 m" statt „Baumarbeiten"
• Das Leistungsdatum – der Tag oder Monat, an dem gearbeitet wurde. Fehlt es, ist das der häufigste Beanstandungsgrund bei Betriebsprüfungen, weil es oft schlicht vergessen wird.
• Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen
• Steuersatz und Steuerbetrag – oder der Hinweis auf die Steuerbefreiung
• Bei Kleinunternehmern: der Hinweis auf § 19 UStG

Drei Fehler, die im Handwerk immer wieder vorkommen

• Lücken in der Nummernfolge. Eine stornierte Rechnung wird nicht gelöscht und ihre Nummer nicht neu vergeben. Wer Rechnung 2026-014 löscht, hat eine Lücke, die erklärt werden will.
• Nachträgliches Ändern. Eine verschickte Rechnung wird nicht korrigiert, sondern storniert und neu ausgestellt. Bei einer E-Rechnung fällt das sofort auf, weil das eingebettete XML nicht mehr zum Text passt.
• Zu unscharfe Leistungsbeschreibung. „Gartenarbeiten, pauschal" ist keine Art der Leistung. Beim Vorsteuerabzug deines Kunden fällt das ihm auf die Füße – und damit dir.

6. Aufbewahren: acht Jahre, und zwar die Datei

Rechnungen sind seit 2025 acht Jahre aufzubewahren (vorher zehn). Bei einer E-Rechnung gilt das für den strukturierten Teil: Das XML muss im Original erhalten bleiben, unverändert und maschinell auswertbar. Ein Ausdruck genügt nicht, und ein Screenshot erst recht nicht.

Praktisch heißt das: Die Datei, die du bekommst oder verschickst, muss irgendwo liegen, wo sie in acht Jahren noch auffindbar ist – und wo sie niemand nachträglich bearbeitet. Ein Ordner im Mail-Postfach ist dafür keine gute Idee.

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Und in ArborOffice?

Kurz, weil es hier nicht der Punkt ist: Jede festgeschriebene Rechnung ist bei uns automatisch eine E-Rechnung. Das PDF ist ein PDF/A-3b mit eingebetteter Factur-X-Datei im Profil EN 16931 – also dem, das zählt. Nummern laufen lückenlos, das Leistungsdatum ist ein Pflichtfeld, der § 19-Hinweis erscheint automatisch, und korrigiert wird über Storno, nicht über Überschreiben.

Du musst dich also weder für ein Format entscheiden noch daran denken. Häufige Fragen · App ansehen

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