Rechnung schreiben als Baumpfleger: Was draufstehen muss

Mit oder ohne Umsatzsteuer?

Das ist die erste Frage, und sie hängt nicht vom Auftraggeber ab, sondern von dir. Die meisten starten als Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Das bist du, wenn dein Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € betragen hat und im laufenden Jahr 100.000 € nicht übersteigt.

Im Jahr deiner Gründung gibt es kein Vorjahr. Dann gilt die Grenze von 25.000 € für das laufende Jahr. Kommst du mit einer Rechnung darüber, musst du schon auf dieser Rechnung Umsatzsteuer berechnen und auf allen folgenden auch. Die Rechnungen davor bleiben, wie sie sind.

Als Kleinunternehmer steht auf deiner Rechnung keine Umsatzsteuer. Stattdessen schreibst du einen Satz dazu, zum Beispiel:

„Die Leistung ist nach § 19 UStG steuerfrei (Kleinunternehmer). Es wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Wichtig: Schreibst du als Kleinunternehmer trotzdem Umsatzsteuer auf die Rechnung, musst du sie ans Finanzamt zahlen.

Kein Kleinunternehmer? Dann stehen auf der Rechnung der Nettobetrag, 19 % Umsatzsteuer als Betrag und der Gesamtbetrag.

Was auf jede Rechnung muss

Die Liste steht in § 14 UStG. Sie gilt für Papier und PDF gleichermaßen:

• Wer und an wen: dein Name und deine Anschrift, dazu Name und Anschrift des Empfängers.
• Deine Steuernummer, zum Beispiel 12/345/67890. Oder deine USt-IdNr., zum Beispiel DE123456789.
• Rechnungsdatum und Rechnungsnummer. Jede Nummer gibt es nur einmal. Üblich ist das Jahr davor: 2026-001, 2026-002 und so weiter.
• Was du gemacht hast und wie viel: „Kronenpflege Linde mit Seilklettertechnik, 2 Tage“ statt „Baumarbeiten“. Das gilt auch bei einem Pauschalpreis: „Fällung einer Fichte (ca. 18 m), Kappenweg 12, pauschal“.
• Wann du gearbeitet hast. Das Leistungsdatum ist nicht das Rechnungsdatum. Ein Zeitraum oder der Monat genügt.
• Der Betrag: netto, Steuersatz und Umsatzsteuer. Als Kleinunternehmer steht hier stattdessen der Hinweissatz von oben.

Die Steuernummer bekommst du vom Finanzamt, nachdem du deinen Betrieb angemeldet hast. Nicht gemeint ist die Steuer-ID: Das sind elf Ziffern ohne Schrägstrich, deine persönliche Nummer. Sie gehört nicht auf die Rechnung.

Keine Pflicht, aber sinnvoll: deine Bankverbindung und ein Zahlungsziel. Sonst weiß niemand, wohin und bis wann das Geld soll.

Rechnung an einen anderen Betrieb

Ein Betrieb braucht einen zweiten Kletterer, und du hilfst für ein paar Tage aus. Abgerechnet wird, was ihr vereinbart habt, meist ein Tagessatz oder ein Stundensatz. So kann dein Auftraggeber die Rechnung schnell prüfen und bezahlen:

• Projekt und Einsatzort dazuschreiben, und die Auftragsnummer, falls er eine vergeben hat.
• Mehrere Einsatztage einzeln aufführen: Datum, Ort und Stunden oder Tage. Dann kann er die Rechnung mit seinen eigenen Aufzeichnungen abgleichen.
• Eigenes Gerät als eigene Position. Bringst du Hubarbeitsbühne, Häcksler oder Anhänger mit, steht das getrennt von deiner Arbeitszeit.
• Zahlungsziel vorher vereinbaren, am besten schon bei der Beauftragung. Ein Datum, das nur auf der Rechnung steht, setzt den Auftraggeber noch nicht in Verzug. Dafür braucht es eine Mahnung, oder es sind 30 Tage seit Zugang der Rechnung vergangen (§ 286 BGB).

Ein PDF per Mail reicht, wenn dein Auftraggeber einverstanden ist. Als Kleinunternehmer darfst du das dauerhaft, Betriebe mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz noch bis Ende 2027. Mehr dazu in „E-Rechnung im Baumpflegebetrieb“.

§ 13b: Ist Baumfällung eine Bauleistung?

Als Kleinunternehmer betrifft dich § 13b nie. Du kannst diesen Abschnitt überspringen.

Für alle anderen: Auftraggeber aus dem Bau oder dem GaLaBau fragen manchmal nach einer Rechnung „nach § 13b“, also ohne Umsatzsteuer, weil sie die Steuer selbst ans Finanzamt zahlen. Das gilt nur für Bauleistungen, also Arbeiten an einem Gebäude oder Bauwerk, und nur, wenn der Auftraggeber selbst eine Baufirma ist. Aussuchen könnt ihr es euch nicht.

Baumpflege gehört nicht dazu. Bepflanzungen anlegen und pflegen zählt die Finanzverwaltung ausdrücklich nicht zu den Bauleistungen, und Bäume nennt sie dabei als Beispiel (Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitt 13b.2). Dasselbe gilt für das Roden von Bäumen ohne Bauvorhaben. Für Baumpflege und Fällung schreibst du also eine normale Rechnung mit Umsatzsteuer.

Anders kann es sein, wenn du für ein Bauvorhaben das Baufeld freimachst. Klär das vorher mit deinem Auftraggeber und deinem Steuerberater.

Rechnung an den eigenen Kunden

Ruft jemand direkt bei dir an, bleiben die Pflichtangaben dieselben. Meist gab es vorher ein Angebot, und die Rechnung folgt ihm: dieselben Positionen, dieselben Preise. Ist es mehr Arbeit geworden als angeboten, sag es deinem Kunden, bevor du die Rechnung schickst. Am besten schon vor Ort, bevor du die zusätzliche Arbeit machst.

Privatkunden

Arbeit und Entsorgung getrennt, Zahlung per Überweisung. Für Arbeiten im eigenen Garten kann dein Kunde 20 Prozent der Arbeitskosten von der Steuer absetzen (§ 35a EStG). Das Finanzamt erkennt das nur an, wenn die Arbeitskosten auf der Rechnung erkennbar sind und er überwiesen hat. Bar bezahlte Rechnungen zählen nicht (Schreiben des Finanzministeriums, Randnummern 40 und 50).

Einen Festpreis darfst du trotzdem als Pauschale abrechnen. Schreib nur zwei Zeilen statt einer: die Arbeit mit Anfahrt und Maschinen, und darunter die Entsorgung. Ob das Finanzamt es im Einzelfall anerkennt, klärt dein Kunde selbst.

Zwei Dinge sind bei Privatkunden außerdem anders:

• Aufbewahrungshinweis. Berechnest du Umsatzsteuer, muss auf der Rechnung stehen, dass dein Kunde sie zwei Jahre aufbewahren muss. Zum Beispiel: „Bitte bewahren Sie diese Rechnung zwei Jahre auf (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG).“ Als Kleinunternehmer brauchst du den Satz nicht.
• Keine E-Rechnung. Die Pflicht gilt nur zwischen Unternehmen. Privatkunden bekommen ein PDF oder Papier.

Firmen, Hausverwaltungen und Gemeinden

• Rechnungsanschrift und Einsatzort sind oft verschieden. Die Rechnung geht an die Verwaltung, gearbeitet hast du am Objekt. Schreib das Objekt dazu.
• Bestellnummer oder Auftragsnummer angeben, wenn es eine gibt. Bei größeren Auftraggebern bleibt die Rechnung sonst liegen.
• E-Rechnung: Es gilt dasselbe wie beim anderen Betrieb. Öffentliche Auftraggeber verlangen sie häufig schon heute. Frag vor dem Auftrag nach, in welcher Form die Rechnung kommen soll.

So nutzt du unsere Vorlage

Unsere Rechnungsvorlage führt dich in vier kurzen Schritten durch: dein Betrieb, Auftraggeber, Leistungen, Rechnung. Sie passt für die Rechnung an einen anderen Betrieb genauso wie für deine eigenen Kunden.

• Kleinunternehmer oder mit Umsatzsteuer: Du wählst es einmal aus, der richtige Hinweissatz kommt von selbst auf die Rechnung.
• Privatkunde: Ein Haken, und bei Rechnungen mit Umsatzsteuer steht der Aufbewahrungshinweis drauf.
• Nichts vergessen: Vor dem PDF siehst du, ob eine Pflichtangabe fehlt.

Du brauchst kein Konto und keine Mail-Adresse, das PDF bekommst du sofort. Die Rechnung entsteht direkt in deinem Browser, an uns geht davon nichts. Wer lieber in Word arbeitet, findet auf der Seite zwei Word-Vorlagen.

Zur Rechnungsvorlage

Und wenn du öfter Rechnungen schreibst

Die Vorlage reicht für den Anfang. Wenn es mehr Aufträge werden, machst du in ArborOffice, der Büro-App für Baumpflegebetriebe, alles an einem Ort: von der Kalkulation über Angebot und Rechnung bis zur Dokumentation.

• Per Sprache statt Tippen: Besichtigung einsprechen, daraus werden Kalkulation, Angebot und Rechnung.
• Rechnung aus dem Angebot: Ein Klick, und Kunde, Projekt und Positionen sind schon drin.
• E-Rechnung inklusive: Jedes Rechnungs-PDF enthält die E-Rechnung im ZUGFeRD-Format.
• Nummern laufen von selbst: Fortlaufend und ohne Lücken. Korrekturen per Storno.

---

Gleich ausprobieren?

Schreib deine Rechnung in vier kurzen Schritten am Handy oder am PC. Kostenlos, ohne Konto und ohne Mail-Adresse.

Zur kostenlosen Rechnungsvorlage

Alle Beiträge