Damit hast du schon einen großen Teil der Arbeit für das Angebot erledigt. Eigentlich.
Nach einem langen Tag sitzt du trotzdem noch am Rechner. Du suchst die Fotos auf dem Handy und den richtigen Zettel zwischen den anderen Notizen. Was war noch einmal mit der Entsorgung vereinbart? Sollte der Stubben auch weg? Bei mehreren Besichtigungen am Tag verschwimmen die Details schnell.
Die Rechnungssoftware hilft dir beim Schreiben der Rechnung. Was vorher am Baum passiert ist, kennt sie nicht.
Genau da sollte Software für Baumpfleger ansetzen.
Dein Auftrag ist mehr als eine Rechnungsposition
„Fichte fällen, pauschal 1.200 Euro“ passt in fast jedes Rechnungsprogramm. Für die Planung des Einsatzes reicht das kaum.
Wie hoch ist der Baum? Kannst du frei fällen oder musst du ihn abtragen? Was steht darunter? Wo kommt ihr mit der Ausrüstung hin? Bleibt das Holz beim Kunden?
Diese Informationen bestimmen den Aufwand. Sie gehören deshalb zum Auftrag und sollten später auch beim Angebot und bei der Kalkulation verfügbar sein.
Eine allgemeine Bürosoftware kann dafür durchaus brauchbar sein. Gerade wenn du nur Rechnungen schreiben möchtest, brauchst du vielleicht nichts anderes. Sobald du aber den ganzen Einsatz organisieren willst, verteilen sich die Informationen schnell auf zusätzliche Notizen, selbst gebaute Vorlagen und unzählige Fotos auf dem Handy. Dazu kommen mündliche Absprachen, die nirgendwo festgehalten sind und zwischen Baustelle und Schreibtisch verloren gehen.
Dann hast du zwar Software. Zusammenhalten musst du den Auftrag aber immer noch selbst.
Die Besichtigung sollte dir abends Arbeit sparen
Vor Ort weißt du am besten, was zu tun ist. Du hast den Baum vor dir und die Absprachen mit dem Kunden noch im Kopf. Das ist der richtige Moment, um die Informationen festzuhalten.
Nur hat kaum jemand Lust, nach jeder Besichtigung zehn Minuten auf dem Handy zu tippen.
Deshalb steht bei ArborOffice die Spracheingabe im Mittelpunkt. Du kannst den Auftrag so beschreiben, wie du ihn einem Kollegen erklären würdest:
„Fichte, ungefähr zwanzig Meter, hinten im Garten. Abtragen wegen Gartenhaus. Zugang links durchs Gartentor, für den Häcksler zu schmal. Holz bleibt beim Kunden, Astmaterial nehmen wir mit. Einsatz zu zweit, voraussichtlich ein Tag.“
Die Software ordnet deine Angaben den passenden Projektfeldern zu. Du prüfst die Vorschau und korrigierst, was nicht stimmt.
Aus deinen Beobachtungen wird eine brauchbare Grundlage für den Auftrag. Du musst sie abends nicht noch einmal aus dem Gedächtnis zusammensuchen.
Beim Angebot zählt, was der Einsatz tatsächlich kostet
Ein Betrag ist schnell hingeschrieben. Ob er reicht, zeigt sich manchmal erst auf der Baustelle.
Du kalkulierst dabei mit deinen eigenen Werten: deinen Stundensätzen, den vereinbarten Sätzen deiner Subunternehmer und den Kosten für deine Ausrüstung. So beruht das Angebot auf dem, was der Einsatz dich tatsächlich kostet.
Gerade bei wechselnden Teams lohnt es sich, genauer hinzuschauen. Wenn du einen Subunternehmer dazuholst, willst du mit seinem vereinbarten Satz rechnen. Wenn eine Bühne nötig ist, gehört sie in die Kalkulation. Und wenn das Astmaterial durch den ganzen Garten getragen werden muss, kostet das Arbeitszeit.
Eine passende Software bringt diese Angaben mit dem Auftrag zusammen. So kannst du nachvollziehen, wie dein Angebot zustande kommt.
Deine Erfahrung bleibt dabei entscheidend. Wie lange das Abtragen dauern wird, schätzt du ein. Die Software hilft dir, mit dieser Einschätzung sauber zu rechnen. Das kannst du direkt vor Ort erledigen, solange die Eindrücke noch frisch sind. Dafür musst du dich nicht erst abends an den Schreibtisch setzen.
Dein Subunternehmer braucht die Einsatzinfos
Wer morgen mit dir arbeitet, muss wissen, wo er hinfahren soll und was ihn dort erwartet. Dazu gehören die benötigte Ausrüstung und Besonderheiten vor Ort.
Deine interne Kalkulation muss er dafür nicht sehen.
Bei ArborOffice kannst du Einsatzinformationen über einen Projektlink teilen. Dort kannst du auch konkrete Hinweise hinterlegen: Das Gartentor muss geschlossen bleiben. Die Zufahrt wird mit dem Nachbarn geteilt. Auf der Terrasse steht eine empfindliche Überdachung.
So gibt es einen festen Ort, an dem dein Subunternehmer die Informationen zum Einsatz nachlesen kann. Er muss sich nicht aus mehreren WhatsApp-Nachrichten und mündlichen Absprachen zusammensuchen, was zu beachten ist.
Das ist besonders für kleine Betriebe praktisch, die regelmäßig mit unterschiedlichen Leuten zusammenarbeiten. Du hältst die Informationen beim Projekt fest und teilst sie mit den Leuten, die sie brauchen.
Dokumentation muss im Alltag machbar sein
Du schaust dir den Baum an und überlegst, wie du die Arbeit angehst. Später ist aber nicht automatisch nachvollziehbar, was du gesehen oder mit dem Kunden besprochen hast.
Eine festgehaltene Beobachtung oder ein Foto hilft dir, den Auftrag auch nach einigen Wochen noch zu verstehen. Zum Beispiel, wenn sich der Umfang verändert hat oder eine Rückfrage zur Rechnung kommt.
Mit der Spracheingabe kannst du deine Beobachtungen direkt festhalten. Zusammen mit den Fotos bleiben sie beim Projekt. Das unterstützt dich dabei, deine Arbeit sauber zu dokumentieren, ohne dafür jedes Mal einen langen Text auf dem Handy tippen zu müssen.
Es muss sich auch für einen kleinen Betrieb lohnen
Wenn du allein oder mit wenigen Leuten arbeitest, hast du selten jemanden, der sich ausschließlich ums Büro kümmert. Das Angebot schreibst du nach Feierabend. Die fehlende Kundenadresse suchst du zwischendurch.
Dabei fällt oft gar nicht auf, wie viel Zeit für diese kleinen Handgriffe draufgeht. Ein Foto suchen, eine Absprache nachlesen, dieselben Angaben noch einmal eintippen. Jeder einzelne Schritt wirkt überschaubar. Zusammen nehmen sie dir einen guten Teil des Abends.
Der Maßstab für eine Baumpflegesoftware ist deshalb ziemlich einfach: Macht sie deinen Alltag leichter?
Das ist der Ansatz von ArborOffice. Die Informationen aus der Besichtigung bleiben beim Projekt. Du nutzt sie für die Kalkulation und das Angebot und kannst später daraus die Rechnung erstellen. Der Auftrag wächst mit, ohne dass du ihn bei jedem Schritt neu zusammensetzen musst.
Mit ArborOffice bleibt weniger Papierkram für den Feierabend übrig. Du bist schließlich Baumpfleger geworden, weil du an Bäumen arbeiten willst und nicht den Feierabend am PC verbringen möchtest.
